各二级单位：

为进一步调动各单位和专兼职人员做好档案工作的积极性，更好地推动学校档案工作的开展，根据《高等学校档案管理办法》、《中国地质大学（武汉）档案管理办法》等文件中关于对档案工作中有突出成绩的单位和个人实施奖励的规定，校档案工作指导委员会经研究决定开展2014年度“档案工作先进集体”、“档案工作先进个人”的评选工作。具体评选工作按《中国地质大学（武汉）档案工作奖励试行办法》规定执行。

各单位提交的《档案工作先进集体（个人）申报表》请于12月20日前报档案馆办公室。

特此通知

附件：《中国地质大学（武汉）档案工作奖励试行办法》

中国地质大学（武汉）档案工作奖励试行办法

为鼓励在教学、科研、管理等各项档案工作中做出显著成绩的单位和个人，促进我校档案工作的发展，把档案的收集和管理纳入规范化、法制化轨道，更好地为学校的改革和发展服务，依据教育部《高等学校档案管理办法》、《湖北省档案管理条例》、《中国地质大学（武汉）档案管理办法》等有关法规和文件精神，结合学校实际情况，制订本办法。

一、奖励原则

（一）档案工作先进集体、先进个人的推荐和评选必须坚持实事求是，坚持标准，坚持群众路线；必须充分发扬民主，做到公平、公开、公正；必须确保先进集体和先进个人的先进性和典型性，真正是各单位及广大专兼职档案员的楷模。

（二）注重实效的原则。奖励要注重实效和奖励的社会效果，达到表彰先进，调动单位和专兼职档案人员的积极性，引导档案工作者积极向上、努力工作之目的。

（三）本着精神奖励为主、物质奖励为辅的原则，学校授予当选者“档案工作先进集体（个人）”称号，颁发荣誉证书和奖金。

二、评选范围及名额

（一）参评范围：

本办法适用于《中国地质大学（武汉）立卷部门归档范围和保管期限规定》所确定的全校各立卷归档单位以及各单位向档案馆申报备案的专兼职档案员。

（二）评选名额：

评选“档案工作先进集体”6个，“档案工作先进个人”12名。

三、评选条件

（一）档案工作先进集体

1、有明确分管档案工作的领导，领导充分重视档案工作，建立了档案工作规章制度及档案人员岗位责任制，配备了专兼职档案人员；

2、坚持执行部门立卷制度，接受档案馆监督指导；

3、应归档文件材料收集齐全、完整（含声像和电子文件材料）；

4、按照《中国地质大学（武汉）立卷部门归档范围和保管期限规定》要求归档，对无利用价值及凭证作用的材料不予归档；

5、按照《中国地质大学（武汉）各类档案管理实施细则》的归档时间及要求及时归档，并有完备的交接手续；

6、归档移交案卷符合档案馆有关规定要求；

7、配有专用的文件材料柜和档案柜，有较强的安全保密意识，认真负责保管档案及文件材料。

（二）档案工作先进个人

1、综合档案

（1）建立了文件、材料的收、发文制度，能做好文件材料的形成、收集、积累工作；

（2）归档的文件材料能保持齐全、完整、准确；

（3）归档材料符合案卷质量要求；

（4）实行了文件材料形成部门、课题组立卷；

（5）能在规定的时限内向档案馆移交档案；

（6）能向档案馆反映本单位利用档案取得的经济效益或社会效益；

（7）由于表彰名额有限，在符合以上条件的前提下，归档案卷数量多的优先。

2、人事档案

（1）注重文件材料的形成、收集、积累工作；

（2）档案材料要及时归档，并能保持齐全、完整、准确；

（3）归档材料的用笔、用墨、用纸符合规定要求；

（4）新生进校和毕业生毕业时，按人事档案室规定的时间和要求到档案室移交档案材料，并归入学生人事档案，归档工作中无差错。

五、评选程序及办法

（一）申报

各部门、各单位按照学校评选“档案工作先进集体（个人）”的工作部署，根据实际工作情况确定先进集体和先进个人的申报，原则上每个单位申报先进集体1个、先进个人候选人1—2名。申报单位和个人需填写《档案工作先进单位（个人）申报表》（格式见附件），并附有关事迹材料，于表彰年度12月20日前报档案馆办公室。

（二）评审

由档案工作指导委员会组织评审选拔。

（三）公布与表彰

学校每两年举行一次档案工作先进评选表彰活动，并在全校档案工作大会上予以公布。同时，为获奖单位和个人颁发奖励证书。

六、本办法由档案工作指导委员会负责解释，自公布之日起实施。

附件:

1、附件1《档案工作先进集体申报表》

2、附件2《档案工作先进个人申报表》