第一章 总则

第一条 为加强学校实物类档案（以下简称实物档案）的管理，更有效地保护和利用档案资源，根据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》，结合学校具体情况，特制订实物档案管理实施细则。

第二条 实物档案是指学校在过去和现在从事教学、科研、管理、学术活动，以及社会交往中直接形成的对学校和社会有珍藏价值的各种形式的实际物品。

第三条 实物档案是文书档案的重要补充，具有直观性和多样性的特点。它直接反映了学校的发展和各方面工作取得的业绩，不仅具有较高的保存和利用价值，而且具有良好的社会教育功能，按照国家有关规定，必须实行集中统一管理。

第四条 档案馆对全校实物档案进行集中统一管理并负责监督、指导、检查、保管全校各单位实物档案工作。实物产生及收受部门负责实物档案的鉴别、收集和归档工作。

第五条 各单位要把实物档案工作纳入本单位管理制度中。要将实物档案的收集、归档工作纳入本单位各部门的职责范围，明确专人负责，按期向档案馆归档。个人非职务行为产生的有价值实物实行自愿归档原则。

第六条 凡属个人非公务活动中形成的能反映学校重大活动、重要人物、具有保存查考价值的实物材料，学校鼓励个人向学校档案馆捐赠，或由学校征集。

第二章 归档范围的确定

第七条 归档范围（具体范围见附表一）

（一）荣誉性实物档案。本校在重大政治、经济、科学文化、科研、教学、外事、体育等活动中获得的省级以上（含省级）颁发的奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、证章、锦旗、荣誉册、光荣册等；

（二）印信实物档案。机构变更或撤消、合并失效的印章，包括钢印、铜印、胶印、木印等经公安机关审批后制作的印章；

（三）名人字画实物档案。党中央、国务院领导及社会知名人士为学校的题词、作画；

（四）学校发展中有纪念意义的物品。建校以来使用过的校牌、匾等物品；

（五）本校与国内、外校际交往中收受的礼品。

第八条 按内容划分保管价值，分别鉴定保管期限，一般为永久和长期。

第三章 归档要求

第九条 归档要求

（一）凡是本校在公务活动中形成、获得、接受、赠送或者征集的各种实物档案均应收集齐全、完整无损，整理归档；

（二）归档的实物应保持整洁、无破损，任何单位或个人不得随意将归档实物损坏、私存或转送他人；

（三）凡归档的实物档案必须要有相应的文字说明，材料完整齐全。收集的实物没有明确标明主题和时间的，移交单位或个人应在移交时对实物的主题和时间进行说明；奖品实物档案归档时应说明获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位；字画和礼品归档时应附清单及说明，内容包括物品名称、接受时间、地点、事由、赠送人、接收人；

（四）印章归档时应附印模一式两份；

（五）对具有归档保存价值的实物，单位或个人应及时整理，向档案馆归档，不应跨年度。

第十条 实物档案归档时必须填写移交目录，一式二份（格式见附表二），经档案馆验收核对，双方签字，各持一份备查，同时提供移交目录的电子档。

第十一条 归档时间

（一）各部门应按上述归档范围将本部门或个人收到的实物在收到后一个月内移交学校档案馆保存；

（二）校庆及我校各种重大活动中接收或形成的礼品由活动组织者在活动结束后一个月内向学校档案馆归档；

（三）印章、字画、礼品、零散的实物及个人归档可以随时向档案馆移交。

第四章 档案的管理

第十二条 档案馆对收集的实物档案按照规定进行分类、编目、著录、排架、保管。

（一）根据实物档案的内容构成和形成特点，编制用于组成档号的二级类目代号简表；

（二）实物类档案按品种分类，以物件为立档单位，一件一号；

（三）实物类档案档号为：年度号+实物档案分类号+件号，件号根据时间顺序编流水，年度按实物形成或获得的年度填写。

（四）制作实物档案归档标签。内容包括档号、互见号、实物名称、颁（赠）单位时间、内容说明等。贴在实物档案背面的右上角或底座、印把等处, 以不影响对实物的观瞻为宜（格式见附图1）；

（五）编制实物档案目录。实物档案目录采用《特殊载体档案目录》格式，按实物档案的类别分别编制。每件实物都应按分类方案，在相关的管理软件上著录各项目要素，并打印出归档目录（格式见附表三）。实物档案归档目录包括件号、题名（文字说明）、材质、型制、年度、类别、参见号、备注等；

（六）将整理完毕的实物档案入库，并按档号顺序排架。

第十三条 归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本单位照片档案管理，两者之间要建立准确、可靠的标识关系。本单位对外交往中赠送给对方的重要实物，也应拍照归档。

第十四条 实物档案的放置。

（一）凡具有反映学校特色和从社会各方面收集来的具有保存价值的实物档案，集中存放在档案馆；具有各部门局部特色和保存价值的实物档案存于各部门；

（二）收藏的字画一般都要进行裱装，经过裱装后，卷起来放入特制的盒子中，或再用衬纸包住；

（三）旧印章应用一个特制的木盒进行排放，排放顺序应与分类方法一致；每方印章在排放之前，都应在印模纸上盖上一个印模，然后在印把上贴上编号，同进在印模上填上相应的编号；

（四）奖旗需去掉竹杆（或木棒）和流苏，将其折叠成16K或A4规格，有字一侧折叠在内，无字一侧折叠在外，注意尽量不要在奖旗上有文字处留有折痕，并将奖旗背面（右上角）贴有“实物档案小标签”的地方露出在面上，将折叠好的奖旗装入档案盒中；

（五）对于有些实物（如荣誉奖匾、证书、奖旗、奖状、奖杯、锦旗，花瓶、龙船、石雕等工艺品，有关建筑物或产品的模型等）需要在单位会议室展挂或在单位公共场所（如大堂、大厅）固定摆放。实物原件可放置在原位置不动，但必须对实物进行抄录编目并在相应位置粘贴实物档案小标签（贴在实物档案背面的右上角或底座、印把等, 以不影响对实物的观瞻为宜），同时对每件实物进行拍照，照片放在声像档案/照片档案/荣誉实物类之中编号归档。

第十五条 实物档案的鉴定。根据《中国地质大学（武汉）实物档案归档范围和保管期限表》，档案馆及相关部门对每一件实物进行鉴定，判断其是否应当归档。对存有真伪疑义的实物应采取必要措施组织专家进行鉴定。

第十六条 实物档案的销毁。对保管期限已满的实物档案，各归档单位会同档案馆进行鉴定，对已失去保存价值的档案，登记造册报主管校长批准后，方可销毁。销毁档案时，必须有两人监销，并在销毁清册上签名。

第十七条 实物档案的保管。

（一）实物档案一般应专库或专柜陈列保管；

（二）实物档案库房应保持整洁，定期除尘，避免褪色，确保实物档案完好无损；

（三）存放锦旗、证书等易虫蛀的橱柜，要投放防虫剂。

第十八条 实物出版的统计。按《高等学校档案部门业务建设规范》第10条执行。

第五章 档案的开发利用

第十九条 借阅

（一）实物档案原则上只针对单位利用，借用单位须开具介绍信并说明理由，经由档案馆负责人签字后方可借用；

（二）实物档案借阅必须严格办理登记手续，因举办展览等确实需要使用实物档案原件，须办理借用手续，并按期归还；

（三）由于特殊原因，应归档的实物确需在有关部门保留一段时间的，可将应归档实物移交档案管理部门后，再办理档案借用手续。

第二十条 借出的实物档案，使用人应负责妥善保管，不得污损、遗失。实物一经转换为档案后，借用或单位自存期间丢失、损毁的，按照国家档案法追究责任。

第二十一条 档案馆要编制系统、完整的案卷目录和检索工具，做到查找方便；并将可开放的实物档案电子照片进行网上公布，方便利用。

第六章 附则

第二十二条 本办法由学校档案馆负责解释。

第二十三条 本办法自公布之日起施行。

附表一: 实物档案归档范围和保管期限表

附表二: 实物档案归档移交目录

附表三: 实物档案目录

附图1：实物档案小标签