中国地质大学档案馆文件

地大档发〔2020〕4号

各二级单位：

       新型冠状病毒肺炎疫情发生以来，学校党委带领在校师生员工众志成城抗击疫情，在此过程中已经形成并将继续形成大量的文本、声像、电子（含手机截屏）和实物材料。这些材料是学校积极应对突发事件的真实记录，对今后工作查考、经验借鉴、历史研究具有十分重要的意义。根据上级档案管理部门和学校工作要求，为全程全口径收集疫情防控档案，做到应收尽收、应归尽归，望各参与疫情防控的二级单位，积极配合档案馆做好疫情防控档案的收集归档工作。

一、归档范围

1.上级党委、政府关于新型冠状病毒肺炎疫情防控工作的重大决策部署、规定、通知、通报、批示、指示等；

2.上级有关主管部门关于本校做好新型冠状病毒肺炎疫情防控工作的部署、规定、通知、通报、批示、指示等；

3.本校关于新型冠状病毒肺炎疫情防控工作的文件、公告、简报、通知、意见、通告、防控方案、报表、统计分析、应急预案、监测方案、大事记等，召开的专门会议形成的文件材料及领导的重要批示、指示和讲话等；

4.学校建立疫情防控工作机构、机构成员名单、协调机制及工作部署等相关文件材料；

5.校医院接收、诊治、转诊新型冠状病毒肺炎病人及疑似病人形成的各类材料；

6.组织医药用品、相关物资保障和生活保障等工作形成的各类材料；

7.接受社会救助、捐赠及资金、物资分配和使用形成的各类材料；

8.学校在新型冠状病毒肺炎疫情防控和维护学校正常秩序过程中形成的各类材料，例如校园封闭管理、离退休职工关心关怀、居家隔离、居家办公、健康日报、返汉回校等工作中形成的材料；

9.在疫情防控中表现突出，个人或集体受到上级组织、各级政府部门或学校表彰的文件、感谢信、奖状奖杯等；对疫情防控不力、工作严重失误、违反防疫工作相关规定的组织和个人的处罚材料；

10.教务处、研究生院、学工处和各教学单位在做好疫情防控工作相关停课复学、线上线下教学工作形成的材料；

11.宣传部、学工处、校团委和其他各二级单位及校外其他媒体关于学校及地大社区疫情防控工作的宣传材料；

12.社区居委会在组织排查、安排新冠肺炎病人就医形成的文件材料及疫情防控的通告、公告、名册、统计分析等；

13.社区封闭管理督查巡逻队和封控工作队形成的报告、报表、台账、照片、视频、笔记和记录等各类材料；

14.师生参与疫情防控一线工作、自愿争当志愿者的日记或师生同心协力共抗疫情、帮助患者战胜病魔的典型事迹；

15.学校科研团队在疫情防控工作中形成的调研报告、研究数据、科技攻关成果、过程性记录等资料；

16.未来城校区为驻鄂医疗队提供后勤保障形成的有关材料及医疗队离鄂留下的感谢信和纪念品等；

17.学校师生、校友创作的以疫情工作为主题的各类艺术作品，例如书法、诗歌、歌曲、绘画等；

18.新冠肺炎疫情防控工作中产生的音频、视频、照片、电子文件材料和实物等；

19.其他与新冠肺炎疫情防控工作有关的文件材料，例如工作台账、手机日志、群共享记录、手机截屏等。

特别提醒：此次因疫情防控工作的特殊性，相关归档材料以电子版居多，各归档单位务必将相关电子材料移交归档。

二、归档材料质量要求

        归档材料要求内容真实，文字图表、音频视频清晰，突出原始性。如电子版照片，要求不小于3M，不得用PS方法对内容进行删除或增添。实物及电子档案均需附简要文字说明，描述时间、地点、人物、事件等背景信息。

三、重点归档单位

       学校办公室（含社区居委会）、宣传部、组织部、人事处、校医院、离退休干部处、学生工作处、后勤保障处、保卫处、校友工作与教育基金管理处、国际合作处、未来城校区管理办公室、校工会、科学技术发展院、纪律检查委员会（监察处）、财务处、校团委等

四、归档原则

1.疫情防控档案要做到应收尽收、应归尽归；

2.移交入馆的疫情防控档案要做到部门立卷。

五、归档时间及要求

        根据疫情防控情况，预计四月底或五月初完成归档工作，具体时间另行通知。各单位主要负责人要亲自部署，档案工作分管领导亲自抓实，工作人员具体抓细，严格按照档案馆归档指南对疫情防控档案进行科学整理后统一向档案馆移交，任何单位和个人不得以任何理由拖延、拒交。

六、联系方式

联系部门：档案馆收集指导科

联系人：王老师、郭老师

联系电话：67883826

   中国地质大学（武汉）档案工作指导委员会办公室

               2020年3月26日