各学院及研究生培养单位：

根据《普通高等学校学生管理规定》（教育部令第41号）、《中国地质大学学生管理规定》（地大发〔2017〕29号）和《中国地质大学研究生学籍管理办法（修订）》（地大发〔2019〕26号）等相关规定，新生档案清点、核查是学生入学资格复查（入学后3个月内）的重要内容和必要环节。

经档案馆与研究生院共同研讨，根据《研究生档案归档与研究生入学资格审查工作机制理顺协商会议纪要》，现就2020级研究生新生入学资格审查及档案交接工作通知如下：

一、工作依据

《普通高等学校学生管理规定》（教育部令第41号）第三章第十一条规定：学生入学后，学校应当在3个月内按照国家招生规定进行复查。复查内容主要包括以下方面：（一）录取手续及程序等是否合乎国家招生规定；（二）所获得的录取资格是否真实、合乎相关规定；（三）本人及身份证明与录取通知、考生档案等是否一致；（四）身心健康状况是否符合报考专业或者专业类别体检要求，能否保证在校正常学习、生活；（五）艺术、体育等特殊类型录取学生的专业水平是否符合录取要求。

《中国地质大学学生管理规定》（地大发〔2017〕29号）第三章第一节第十条规定：学校在报到时对新生的入学资格进行初步审查，审查合格的办理入学手续，予以注册学籍；第十二条：学生入学后3个月内，学校按照国家学籍管理规定对新生进行复查。

《中国地质大学研究生学籍管理办法（修订）》（地大发〔2019〕26号）第二章第五条的规定：新生在报到时，由培养单位对其入学资格进行初步审查，内容包括考生信息、证明材料是否与本人实际情况相符；第二章第六条：新生入学后的3个月内，各培养单位按照研究生院提供的合格录取考生信息对其进行复查。复查内容主要包括：本人及身份证明与录取通知、考生档案等是否一致。

《研究生档案归档与研究生入学资格审查工作机制理顺协商会议纪要》中合作机制：研究生入学资格审查工作由研究生院负责。各培养单位在研究生院的主导下完成入学资格审查工作之后，负责将复查合格的学生档案移交至档案馆人事档案科。档案馆不接收复查不合格的学生档案。

二、归档范围

2020年秋季入学的全日制非定向研究生（含博士生）、非全日制非定向研究生（含博士生）、少数民族高层次骨干人才计划全日制非在职研究生。

三、归档时间

各学院及研究生培养单位2020年9月28日起，可以来档案馆领取档案袋（含归档清单），本校升学的全部应届生档案，和暂存馆内的往届生档案清理，根据各培养单位的实际情况，采取预约制，并在11月30日前与档案馆人事档案科104室工作人员进行档案清点及移交工作。

四、相关要求及注意事项

1.加强领导。请各学院建立工作专班，明确分管领导和具体负责人，协调好研究生各项材料核查、移交工作，确保准确、高效、顺畅。

2.高度重视。入学资格审查是学校招生的重要环节，涉及学校招生安全稳定，各学院及研究生培养单位要高度重视、认真对待。工作专班在档案清点、核查过程中，发现新生本人的照片、字迹、学习经历等信息和档案材料不符、档案造假或存疑等情况，请及时上报研究生院综合办公室。档案应到学校而未到校的，应及时通知新生本人，限期转递档案材料。

3.信息准确。学生的每一份材料都要认真核对姓名、学号，确保信息准确无误，避免错装、漏装、混装；经由学院及研究生培养单位移交至档案馆的学籍材料，要与档案袋上的清单一一核对，做好标记。

4.团员材料。入团志愿书是学生个人档案中关于政治面貌认定的重要材料，也是学生毕业就业后，干部人事档案的重要内容。团员的入团志愿书必须装入学生的个人档案袋，学院分团委可以根据具体工作中的实际需要，留存学生的团员证、团组织关系介绍信等材料，也可以在档案移交至档案馆前复印入团志愿书。

如有必装：入团志愿书

如有可装：团员登记表、入团申请及审批各环节材料、评优材料

明确不装：团员证、团组织关系介绍信、未获批未取得团籍的申请及考查材料。

5.党员材料。按照党委组织部《关于做好2019级新生党员组织关系接收和新生党员教育管理工作的通知》相关要求整理归档。

如有必装：正式党员入党志愿书

如有可装：党员登记表、入党申请、推优、政审、审批、转正等各环节材料、评优材料

明确不装：党组织关系介绍信、预备党员材料、无入党志愿书的申请及考查材料

6.清单及数据维护。交接工作由档案馆出具材料清单，现场对材料进行逐一核对，纸质版由档案馆永久保存，电子清单及数据由档案馆导入并维护。

特此通知。

档案馆        研究生院  

                               2020年9月17日